支払依頼の承認統制
確かめてから許し、順序を崩さない
オーディットコア・ハブのアキラです。この記事では、会社の外へ資金が出ていく場面、つまり支払依頼を誰が点検して、誰が許可を出すのかを整理していきますね。
点検・承認・実行という三つの動作の順序と、点検する人と承認する人を分ける考え方が中心になるんです。
支払依頼の確認の厚みは、金額にかかわらず一律にせず、大口ほど慎重に確認し、上位者の決裁を経る
この一文が、今回の暗記対象なんです。ひとことで言えば、確認の厚みは金額に応じて変える、ということですね。
少額の立替も大口の設備代金も、伝票の見た目は同じように積み上がりますよね。でも、金額が大きいほど誤りや不正が起きたときの損害も大きくなるんです。
だからこそ、大口ほど慎重に確かめて、上位者の決裁を経ておきましょう。
この記事で分かること
- 支払依頼の点検・承認・実行の順序と、職務分離・金額別決裁の考え方
- 確認を支払の前に置く理由と、この統制が守っている実在性という性質
- 「時点」「主体」のすり替えで作られる誤りの見抜き方
支払依頼は誰が点検し、誰が許可するか(TR-01-b)
よくある誤解
単独で提示されたら誤りになる記述を、先に並べておきますね。
- 証憑との突合は、支払を済ませてから事後的に確かめれば足りる
- 内容を点検した担当者が、そのまま自分の判断で最終の承認まで行ってよい
- 金額の大小によらず、申請書を出させて決裁を受ける仕組みまでは要らない
- 確認の程度は一律にそろえておけばよく、支払額の大きさで変える必要はない
いま並べた四つのうち、1つ目は時点の取り違え、2つ目は主体の取り違えです。
3つ目と4つ目は、統制(誤りや不正を防ぐための社内の仕組み)の設計そのものを外しにいく言い回しなんですね。
どれも忙しい月末の現場では通ってしまいそうですよね。でも、単独の記述として出たら誤りなんです。
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