文書化で考慮すべき事項

後から妥当性を問われて答えられるか

オーディットコア・ハブのアキラです。

この記事では、採用した評価規準について何を書き残すのか、誰がレビューして誰が承認するのか、そして保存の期間を何を根拠に決めるのかを見ていきますね。

過程を厚く残すことと、後から妥当性を説明できることは、別の話なんです。

調書に何を残すかは、丁寧さや分量ではなく、後から妥当性を問われたときに答えられるかどうかで決まります。

この一文が、今回の暗記対象なんです。ひとことで言えば、書き残すべき最も重要な情報は2点に絞られる、ということなんですね。

1つ目が、その評価規準をどこから持ってきたのかという出どころ。2つ目が、目の前の業務に当てはめるのが適切だと判断した理由です。

会議の記録に価値がないという話ではありませんよ。ただ、規準の妥当性を説明するのは、会議の記録ではないんです。

この記事で分かること

規制の要求事項や内部の方針を含む、文書化で考慮すべき事項を決定する（P2-B-07-d）

採用した評価規準について、調書に残すべき最も重要な情報を考えます。評価規準とは、つまり、良し悪しを判定するときに当てる物差しのことですね。

単独で出たら誤りになる記述を、まず並べます。

調書の書き方や扱いについても、単独で出たら誤りになる記述を挙げておきますね。

次に出てくる秘匿特権とは、訴訟などの場面で書類の開示を求められたときに、それを免れられる法的な保護のことです。

前半は、過程を丁寧に残せば足りるという考え方です。後半は、守りを固めれば足りるという考え方ですね。

どちらも真面目にやっている姿には見えますよね。ところが、後から妥当性を問われたときに答えになるのは、そのどれでもないんです。

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